Aan de slag als zzp’er deel 2: Go!

In mijn vorige blog beschreef ik de eerste stappen die je neemt voordat je daadwerkelijk aan de slag kunt als ZZP’er. Deze keer beschrijf ik wat belangrijk is zodra je klaar bent voor het echt werk.

  1. Hoera: een klant!

Gefeliciteerd! Je hebt je eerste klant binnengehaald. Reden voor een klein feest, maar laat je niet te veel (af)leiden door je enthousiasme. Om vervelende situaties en misverstanden te voorkomen, is het slim om afspraken met je klant vast te leggen in een overeenkomst.

Opdrachten kun je ook mondeling afspreken, dat is ook rechtsgeldig maar kan achteraf wel eens tot problemen leiden. Het is beter om opdrachten vast te leggen met een opdrachtovereenkomst. Dit heeft niets te maken met een gebrek aan vertrouwen, maar alleen maar met professionaliteit.

Je hoeft heus geen ingewikkelde juridische contracten te laten opstellen, maar maak in ieder geval duidelijke afspraken over jouw tarief, de werkzaamheden, de duur van de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Wat dient er minimaal in een opdrachtovereenkomst te staan:

  • Naam van de partijen
  • Omschrijving werkzaamheden
  • Verplichtingen opdrachtgever
  • Vergoeding en btw percentage
  • Vergoeding gemaakte onkosten, voor wie zijn deze?
  • Betaaltermijn
  • Zelfstandigheid opdrachtnemer
  • Vrijwaring opdrachtgever en opdrachtnemer
  • Aansprakelijkheid en verzekering

Je kunt er ook voor kiezen deze laatste drie alleen in je Algemene Voorwaarden te noemen die je altijd meestuurt met offertes en/of opdrachtbevestigingen en ook laat ondertekenen door de klant. Benoem in je offerte ook dat je Algemene Voorwaarden meestuurt, welke versie dit is (bijvoorbeeld september 2018, dit moet dan ook op het document worden genoemd) en laat de klant een getekende versie naar jou terugsturen.

  1. Reserveer voor je belasting

In deel 1 van deze serie werd het belang van een goede administratie al aangehaald. En ja, daarbij hoort de belasting ook bij. Leuker kan ik het niet maken …

Je eerste facturen zijn betaald en je rekent jezelf al rijk, maar: helaas valt een paar maanden later de belastingaanslag op de mat … Als ondernemer ontvang je bruto bedragen van klanten. Daar moet je nog (inkomsten- en omzet-) belasting over betalen. Leg daarom op tijd geld opzij.

Voor 95% van alle startende zzp’ers zijn 2 belastingen relevant: de omzetbelasting en inkomstenbelasting.

  • De omzetbelasting

De omzetbelasting, beter bekend als btw, betaal je na elk kwartaal. Waarbij het eerste kwartaal waarover je aangifte moet doen het kwartaal is waarin je begint. Begin je bijvoorbeeld in januari dan start je in het eerste kwartaal van dat jaar en moet je vóór 30 april de eerste btw-aangifte doen.

Doe altijd btw-aangifte, ook als je 0 euro omzet hebt gedraaid, anders krijg je een boete. Je hebt na het einde van het kwartaal altijd een maand de tijd om aangifte te doen én om deze te betalen. Let op: je krijgt hier geen acceptgiro of factuur voor.

Houd je btw-administratie vanaf het begin goed bij, bijvoorbeeld in Excel of een handig boekhoudprogramma. Jouw standaard btw-tarief is eigenlijk altijd 21% en slechts in uitzonderlijke gevallen 6% of vrijgesteld.

Geef de btw die je over jouw werkzaamheden ontvangt, nooit uit. Zet de btw direct opzij, bijvoorbeeld op een (zakelijke) spaarrekening. Zo zorg je ervoor dat je de btw elk kwartaal kunt betalen.

zzp, starter, ondernemer, startende ondernemer

  • De inkomstenbelasting

De inkomstenbelasting is de belasting op de winst van jouw onderneming. Jouw winst is: omzet – kosten in een jaar. De aangifte van de inkomstenbelasting doe je normaal vóór 1 mei over het voorgaande jaar.

Er zijn veel vrijstellingen voor ondernemers. De belangrijkste aftrekposten zijn de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Belangrijk criterium voor deze aftrekposten is dat je minimaal  1.225 uur hebt gewerkt in het betreffende kalenderjaar. Dit staat in een volledig jaar ongeveer gelijk aan 25 tot 30 uur per week. Ben je parttime ondernemer? Dan is het vooral belangrijk dat je jouw uren kan verantwoorden. Vandaar die urenregistratie die ik eerder al noemde.

Als je alle bedrijfsuren bij elkaar optelt en per jaar niet aan 1.225 uur komt, dan ziet de belastingdienst je niet als ondernemer maar als freelancer. Je kunt dan ook niet als ondernemer belastingaangifte doen (doe onder andere hiervoor de ondernemerscheck!). Jouw werkzaamheden vallen dan onder inkomsten uit overig werk. Over deze werkzaamheden valt de te betalen inkomstenbelasting vaak hoger uit. Omdat je geen recht hebt op zelfstandigenaftrek, startersaftrek of MKB-winstvrijstelling; die aftrekposten zijn alleen voor (startende) ondernemers.

Wil je meer weten over de Belastingdienst? Ga dan naar hun seminar voor starters: Een goede start met de Belastingdienst. Kan of wil je je financiële zaken niet zelf regelen? Ga dan op zoek naar een goede boekhouder.

  1. Laat je klant betalen

Het klinkt misschien heel logisch: jij levert een product of dienst en jouw klant betaalt jou daar voor. Maar voor sommige (startende) ondernemers is dit best lastig. Soms maken klanten hier ook misbruik van: “ach, het was maar een klein klusje.” Daar trapt de bakker ook niet in als ik ‘een klein krentenbolletje’ niet wil betalen… Natuurlijk is service belangrijk en loop je af en toe een stapje extra voor een goede klant, maar wees niet bang je werk gewoon te factureren.

Sommige klanten betalen stelselmatig te laat. Op een gegeven moment leer je je pappenheimers kennen. Jammer, maar het zal je niet direct in de problemen brengen. Maar stel dat je een klant hebt die het wel heel erg bont maakt of helemaal niet betaalt.  Zij kunnen jou in serieuze financiële problemen brengen. Jouw leverancier moet bijvoorbeeld al betaald worden. Een goed debiteurenbeleid kan geldproblemen voorkomen. Neem altijd actie richting wanbetalers ook als het ‘maar’ om een klein bedrag gaat. Je hebt er goed werk voor geleverd, dus heb je recht op een vergoeding. Op internet kun je allerlei voorbeeldteksten vinden waarmee je mensen kunt herinneren aan de openstaande factuur. Houd een dossier bij van elke actie die je hebt gedaan om het geld te innen, noteer elk mailtje en ieder telefoontje. Als het namelijk zover komt dat je een incassobureau moet inschakelen, dan zullen zij eerst vragen naar wat jij zelf allemaal al hebt geprobeerd om de klant te laten betalen en schakel eventueel een incassobureau in.

Op social media zie ik het nog vaak voorbij komen: ruilhandel. Bijvoorbeeld: coaches die een Virtual Assistant zoeken en in ruil voor haar werk gratis coaching sessies aanbieden. Volgens mij is dit vragen om conflicten. Mijn moeder zei het vroeger al: van ruilen komt huilen. Er zal altijd iemand zijn dit vindt dat zijn of haar werk meer waard was dan wat is ontvangen. Er is niet voor niets ooit besloten geld te gebruiken als ruilmiddel, wel zo eerlijk en duidelijk.

  1. Focus op je core business

Concentreer je op de juiste taken. Focus op de kern: van de onderneming een succes maken. Alle randzaken leiden alleen maar af. Besteed dus gerust sommige taken uit. Dit vergt een (kleine) investering, maar het levert uiteindelijk een hoop tijd op. Kostbare tijd die veel beter in acquisitie of declareerbare werkzaamheden gestoken kan worden.

Zorg verder voor een effectief time management. Laat je tijdens het werk niet teveel afleiden door de constante stroom e-mails en telefoontjes. Mocht je vanuit huis werken, zorg dan voor voldoende structuur en privacy, zodat je niet steeds opnieuw wordt gestoord. Iedere keer opstarten na een kleine onderbreking kost een hoop tijd. Maak daarnaast wekelijks een planning, eventueel met een dagelijkse to-do lijst. Op mijn website kun je gratis het E-Book Efficient(er) werken met heel veel tips downloaden.

 

Een reactie plaatsen