Alles (of in ieder geval veel) wat je als ZZP’er moet weten over je reiskosten

Als ondernemer ben je regelmatig onderweg. Naar een klant, een netwerkbijeenkomst, een leverancier of de boekhouder. Hoe zit het met de kosten die je hierdoor maakt en hoe weet je zeker dat je niet te veel betaalt?

Reiskosten zijn aftrekbaar

Reiskosten worden door de Belastingdienst gezien als onderdeel van de vergoeding voor de prestatie. In die zin zijn reiskosten bedrijfskosten. Dat betekent dat reiskosten met hetzelfde btw-tarief mogen worden gefactureerd als je overige vergoedingen.

Er wordt verschil gemaakt tussen een auto van de zaak, eigen vervoer en openbaar vervoer. Reiskosten kun je doorberekenen aan de klant in de vorm van een afgesproken bedrag, een kilometervergoeding of als onderdeel van het uurtarief. Het is een misverstand dat er slechts € 0,19 per kilometer aan de klant doorberekend mag worden.

Maak vooraf afspraken

Om misverstanden te voorkomen is het goed om van te voren met de klant af te spreken of en hoe je reiskosten, maar bijvoorbeeld ook reistijd, in rekening brengt:

  • Reken je reistijd als werktijd en vergoedt de opdrachtgever hiermee de reistijd tegen het afgesproken uurtarief?
  • Wordt woon-werkverkeer vergoed?
  • Kunnen parkeerkosten worden teruggevorderd? En mogen de kosten voor het openbaar vervoer of een taxi worden gedeclareerd?
  • Wat is de hoogte van de kilometervergoeding? Je mag niet meer dan €0,19 als kosten opvoeren in jouw onderneming. Maar je bent wel vrij om een hoger bedrag door te belasten aan de klant.

Auto van de zaak

Als je met een auto van de zaak rijdt, dan voer je de totale autokosten op. Dit is brandstof, onderhoud, afschrijving, verzekeringspremies etc. Je mag de autokosten aftrekken van de winst. Gebruik je dezelfde auto ook privé, dan dien je voor het privégebruik een bedrag te verrekenen met de autokosten van jouw onderneming. Hoeveel, dat is hangt af van de waarde van de auto, de CO2-uitstoot en wanneer het kenteken is afgegeven. Alleen als je met een rittenregistratie kunt aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoef je niets te verrekenen. Er zijn tal van mogelijkheden, programma’s en apps om je ritten te registreren. De belastingdienst stelt wel eisen aan wat er minimaal geregistreerd moet worden. Gebruikt je een rittenregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de Belastingdienst er vanuit dat de rittenregistratie sluitend is. Heb je geen kilometeradministratie, dan moet je aan het einde van het jaar de afgetrokken btw corrigeren wegens het privégebruik. Dit doe je door 2,7% van de catalogusprijs (inclusief btw en bpm) aan te geven als verschuldigde btw. Na 5 jaar (jaar van aanschaf plus 4 jaar) is de correctie voor de btw 1,5 %.

  

Eigen vervoer

Heb je ervoor gekozen je auto privé te houden, dan mag je €0,19 per gereden zakelijke kilometer in aftrek brengen van je winst. Woon-werkverkeer hoort hier ook bij. Echter voor de btw aftrek wordt woon-werkverkeer naar een vaste werkplek als privé-kilometers gezien.

Je mag niet meer dan € 0,19 als kosten opvoeren in jouw onderneming. Maar je bent wel vrij om een hoger bedrag door te belasten aan de klant. Binnen die €0,19 vallen ook parkeerkosten en bijvoorbeeld kosten voor de overtocht met een veerboot. Daarnaast mag je, voor het zakelijk deel, de btw van alle autokosten (o.a. brandstofkosten, onderhoudsbeurten, en apk) in mindering brengen in je btw-aangifte.

Leg je kilometers zorgvuldig vast ter controle van de Belastingdienst. Wanneer je 90% van je kilometers zakelijk rijdt, dan kan de fiscus besluiten de auto te zien als bedrijfsauto en gelden andere voorwaarden. Er zijn diverse apps beschikbaar (gratis en betaald), een GPS systeem in de auto waarin de routes bijgehouden worden, een ouderwets boekje of gewoon een Excelsheet. Een voorbeeld van het laatste kun je gratis downloaden op mijn website. De rittenregistratie dien je voor een periode van 7 jaar te bewaren.

Openbaar vervoer

Reis je met het openbaar vervoer, dan zijn de werkelijk gemaakte kosten aftrekbaar. Bewaar de vervoersbewijzen in dat geval goed. Voor het openbaar vervoer is het lage btw-tarief van 6% van toepassing en geldt dat het vervoersbewijs van deze vervoersdiensten wordt aangemerkt als een juiste factuur. Je kunt de btw in aftrek brengen, ondanks dat deze btw niet apart op het vervoersbewijs vermeld staat.

Maak je gebruik van een persoonlijke ov-chipkaart, download dan de bewijzen van de website van ov-chipkaart. Een uitdraai van het reisoverzicht voldoet aan de regels van de Belastingdienst. De NS-Business Card is de gratis ov-chipkaart voor de ondernemer. Al het vervoer is geregeld met 1 kaart. Je betaalt geen abonnementskosten en ontvangt maandelijks een factuur voor de gemaakte reizen.

 

Hoe hoog zijn je reiskosten werkelijk?

Of je je zakelijke kilometers wel of niet doorberekent en of je rijdt met een auto van de zaak of een privé-auto: het is altijd handig om te weten hoe hoog je werkelijke kosten per kilometer zijn.

Een handige tool vind je op de website van de ANWB. Hiermee kun je zelf de werkelijke kosten  berekenen voor personenauto’s van maximaal 15 jaar. Door het invullen van je kenteken of het merk en type van de auto, plus de nodige gegevens over hoe je hem gebruikt, krijg je een specificatie van de werkelijke kosten per kilometer.

Je kunt nu berekenen wat je werkelijk overhoudt aan een klus aan de andere kant van het land en bepalen of je sommige opdrachten beter niet kunt aannemen (of tegen een hoger tarief).

Hulp nodig?

Wil je een passend rittenregistratiesysteem, maar heb je geen tijd om dit uit te zoeken? Ik kan je helpen! Wil je meer weten over de wettelijke regelgeving of roept deze blog andere financiële vragen op? Neem dan contact op met Anja Straathof van Proson Administratie & Belastingen.

Een reactie plaatsen