Checklist: (uit)gerust op vakantie

Het zou het hoogtepunt van het jaar moeten zijn, een paar weken ontspannen: vakantie! Maar dat is als ondernemer vaak makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe kom je tot rust als je gedachten nog dagelijks bij de beslommeringen van je bedrijf zijn? De grootste valkuil voor een ondernemer is om die hele vakantie maar achterwege te laten en gewoon door te werken. Er is altijd wel een klusje te doen en een opdracht weigeren doe je niet zo snel.

Er is alleen één nadeel: ook het lichaam van de ondernemer heeft af en toe rust nodig. Plan daarom bewust een vakantie, anders komt het er gewoon niet van. Daarvoor hoef je niet eens naar het buitenland te vertrekken, want thuisblijven kan ook vakantie zijn. Het gaat erom dat je een paar weken per jaar écht tot rust komt – en niet alsnog ongemerkt dingen doet voor je bedrijf. En, met een goede voorbereiding is het mogelijk (uit)gerust op vakantie te gaan.

Voorbereiding

Geen opdrachtgever staat er daarom raar van te kijken als je meldt dat je een paar weken op vakantie gaat. Om de relatie goed te houden, is het wel belangrijk om jouw vakantie goed voor te bereiden en alles goed te regelen. Plan de vakantieperiode daarom ruim van tevoren en stel opdrachtgevers en klanten zo vroeg mogelijk op de hoogte.

Bedenk goed welke opdrachten nog kunnen wachten, of houd er bij de planning een aantal weken ervoor alvast rekening mee. Die lastige klussen zijn makkelijker uit te voeren als je uitgerust bent. Na de vakantie dus!

Zorg dat je de social media berichten van tevoren inplant voor de periode dat je vakantie hebt én de week erna. In de eerste week na je thuiskomst heb je waarschijnlijk genoeg andere dingen te doen.

Je kunt vlak voor vertrek eventueel een out of office reply instellen zodat je geen nieuwe opdrachtgevers misloopt. Al moet je over deze e-mailservice wel even goed nadenken, aangezien inbrekers op de loer liggen. Vanwege de verplichte inschrijving bij de Kamer van Koophandel is je vestigingsadres openbaar. Net zoals de politie adviseert geen vakanties op een openbaar twitteraccount aan te kondigen, is het voor een ondernemer die zijn thuisadres als werkadres gebruikt wellicht verstandiger om niet via een out of office reply te verklappen dat hij niet thuis is.

Tijdelijke vervanging

Denk goed na of je een tijdelijke vervanger inschakelt. Vind je het prettig een back up te hebben, benader een concullega waarmee je goed contact hebt of schakel een Virtual Assistant in. Zorg in ieder geval dat je een duidelijke instructie op papier hebt. Bespreek vooraf wat je van hem of haar verwacht (dagelijkse taken zoals zakelijke e-mail beantwoorden of alleen beschikbaar zijn in noodgevallen) en maak afspraken over de beloning. Verwerk deze afspraken ook in de werkinstructie zodat er geen misverstanden over zijn. Op vakantie wil je in principe niet gestoord worden, maar nood breekt wetten. Geef daarom een telefoonnummer door waarop je te bereiken bent.

Geldzaken regelen

Vergeet vooral niet je facturen voor je vakantie te versturen, zodat je precies weer uitbetaald krijgt als je terugkomt van vakantie.

Denk daarnaast goed na over de rekeningen die tijdens de vakantie betaald moeten worden. Met internetbankieren kun je vooruitplannen en de betaalopdrachten vooraf klaarzetten.

De vakantie is begonnen!

Spreek met jezelf af wanneer je je berichten checkt; kies hiervoor 1 of 2 vaste momenten per dag. Zet in ieder geval alle pushberichten en het geluid op je smartphone uit, zodat je mail niet automatisch binnenloopt en je telefoon niet constant trilt of piept bij ieder WhatsApp-bericht. Misschien is het handig een duidelijk bericht op je voice mail in te spreken tot wanneer je minder goed bereikbaar bent en (afhankelijk van de afspraken die je hebt gemaakt) mensen door te verwijzen naar je zaakwaarnemer. Als je niet buitenshuis vakantie viert, maar thuis, is het extra belangrijk duidelijke afspraken met jezelf (en je gezin, partner, omgeving) te maken. Een grote valkuil is dat je thuis eerder in (werk)gewoontes vervalt, maar vergeet vooral niet dat vakantie ook thuis een vakantie is!

Door vakantie laat je je werk los, laad je fysiek en mentaal op waardoor je bij terugkeer scherper en effectiever bent. En door het loslaten kun je nieuwe inzichten en ideeën krijgen die je in de drukte en waan van de dag niet gauw krijgt. Vakantie nemen is dus niet alleen investeren in jezelf, maar ook in je bedrijf.

Probeer je agenda in de eerste week na je vakantie zo leeg mogelijk te houden om de e-mails en telefoontjes die je hebt gemist af te handelen.

Fijne vakantie!