Efficiënt en consequent werken met Sjablonen

Een Word sjabloon is een vooraf ingericht format dat wordt gebruikt om gemakkelijker een bepaald document op te stellen. Denk hierbij aan vooraf ingestelde inhoud (teksten), stijlen en opmaak, pagina-indeling, marges, regelafstanden en themakleuren. Een Word sjabloon is in feite een blauwdruk van een bepaald document.
Met een Word sjabloon hoef je het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden. Je maakt één keer een standaard document, dat je steeds weer opnieuw kunt gebruiken. Naast Word kun je natuurlijk ook in Excel sjablonen aanmaken, bijvoorbeeld voor het maken van facturen.

Wat zijn de voordelen van het werken met sjablonen:

Consequent gebruik van de huisstijl (opmaak, lettertype, kleuren en logo).
Standaard teksten hoeven niet steeds opnieuw getypt of opgesteld te worden.
Door het toepassen van bijvoorbeeld invoervelden, inhoudsopgaven en voorbladen stel je sneller een document op.
Hoe maak je een sjabloon in Word:

Maak een nieuw document. Dit kan bijvoorbeeld een brief, factuur, formulier, rapport, of contract zijn. Maak het document precies zoals je het hebben wilt. Denk aan het lettertype, (de plaats van) het logo, kleurgebruik, regelafstand etc.
Voer eventueel standaard teksten in zodat deze niet elke keer opnieuw hoeven worden getypt. Als je met meerdere mensen in een sjabloon werkt, voorkom je hiermee ook dat er verschillende teksten of manieren van schrijven verstuurd worden.
Stel wanneer wenselijk een beveiliging in. Zo voorkom je dat standaard informatie toch kan worden gewijzigd. Het klinkt misschien flauw, maar als je met meer mensen met het sjabloon werkt kan dit veel frustratie voorkomen. Ook onbewust kunnen wijzigingen aangebracht worden.

Als het document helemaal klaar is sla je het op als sjabloon. Dit kun via ‘bestand’, ‘opslaan als’ en ‘Word-sjabloon (*.dotx)’ (dit kan ook een andere extensie zijn afhankelijk van de Word versie die je gebruikt).
Het sjabloon staat standaard op je eigen computer. Wil je het sjabloon beschikbaar maken voor meerdere mensen dan kun je het op de server plaatsen.
Hoe gebruik je een sjabloon:

Open Word, ga naar ‘bestand’ en kies ‘nieuw’. Hier vind je alle sjablonen. Klik op het gewenste sjabloon.
Bewerk het sjabloon tot het gewenste document en sla het op onder een nieuwe naam op de plek waar je het archiveren wilt. Een sjabloon kun je nooit overschrijven, dus als je bij het opslaan het document vergeet een andere naam te geven, dan blijft het sjabloon gewoon intact.
Heb je vragen, kom je er niet uit of heb je geen tijd om zelf sjablonen op te maken? Neem dan gerust contact met mij op.