Moet je als ondernemer 24/7 bereikbaar zijn?

Je bent zelfstandig ondernemer. Je geniet van wat je doet en de vrijheid die het ondernemerschap je brengt. Wat niet betekent dat je niet hard werkt! Je klanten verwachten immers dat jij 24/7 bereikbaar bent. Toch?

Dat is nog maar de vraag.

Natuurlijk is het vervelend als je iemand niet kunt bereiken wanneer je hem of haar nodig hebt. Dat geldt ook voor jouw klanten. Maar als je je werkzaamheden én bereikbaarheid goed organiseert, hoef je echt niet voor iedereen dag en nacht bereikbaar te zijn.

Back Up

Geef je klanten de kans om altijd een vraag kwijt te kunnen, bijvoorbeeld via e-mail. Je kunt er voor kiezen een automatische reply te laten verzenden, waarin staat dat het bericht is aangekomen en wanneer jij hier op terug komt. Zo is duidelijk dat jij de vraag hebt ontvangen en wanneer zij een antwoord kunnen verwachten. Vaak zijn mensen hier in eerste instantie al heel erg mee geholpen.

Een meer persoonlijke manier is je e-mail te laten selecteren door bijvoorbeeld een Virtual Assistant. Zij checkt op gezette tijden jouw inbox en maakt een selectie van belangrijke en minder urgente berichten. De berichten die jouw aandacht nodig hebben, kan zij beantwoorden met een eerste reactie waarin ook staat wanneer jij zelf zult reageren.

Wees duidelijk

Als ondernemer moet je je kunnen focussen. Op het gesprek met je klant, op de offerte waar je druk mee bezig bent of gewoon het daadwerkelijke werk waarvoor je wordt betaald. Een telefoontje tussendoor zorgt dan voor ruis en haalt je uit de flow. Het helpt als je alle communicatiemiddelen een aantal uur of een dagdeel kunt uitschakelen. Een duidelijk bericht op je voice mail informeert de beller wanneer jij terug belt of schakel je telefoon door naar je Virtual Assistant zodat zij het telefoontje kan aannemen.

Je kunt er ook voor kiezen op bepaalde tijdstippen bereikbaar te zijn. Bijvoorbeeld twee uur aan het begin en een twee uur aan het einde van dag.

Belangrijk is dat de klanten (vanaf de start van de samenwerking) weten hoe jij werkt. Laat je klanten weten wanneer jij via welke kanalen bereikbaar bent. Gebruik je bijvoorbeeld WhatsApp zakelijk of kunnen ze je alleen bellen op je telefoon? Wil je met je klanten via E-mail communiceren of vind je een SMS juist heel prettig?
Geef voor al deze middelen aan wanneer en hoe snel gereageerd wordt. Zet dit bijvoorbeeld op je website, in je E-mail handtekening, op je voicemail en je Facebookpagina.

Natuurlijk heeft het belang van je bereikbaarheid ook te maken met de branche waarin jij werkt. Een reisadviseur kan bijvoorbeeld midden in de nacht gebeld worden door reizigers die problemen hebben in het hotel waar ze net aangekomen zijn, of een hulpverlener moet direct paraat zijn omdat een cliënt die het moeilijk heeft, direct behoefte heeft aan ondersteuning.

Over het algemeen betekent de 24/7-economie niet per definitie dat je altijd aan het werk bent, maar dat de werkuren soms anders over de dag en de week verdeeld zijn. En als dat voor mensen duidelijk is, zullen zij dit ook begrijpen. Tenslotte is het ook voor jouw klant ook belangrijk dat jij ook af en toe tijd kunt nemen voor andere dingen zodat je scherp en gefocust blijft en het beste werk kunt leveren.