Vijf tips voor het vinden van de beste assistent(e)

Bedrijven groeien weer. Het direct gevolg hiervan is vaak dat ondernemers of, in het geval van een wat groter bedrijf, het personeel het drukker en drukker krijgt. Wat is belangrijk als je een samenwerking met een office of virtual assistent wilt aangaan of secretaresse aan wilt nemen?

Ik heb vijf tips voor je om de beste ondersteuning te vinden:

  1. Benoem duidelijk het takenpakket

Het lijkt een open deur, maar al te vaak wordt deze functie een vergaarbak van taken. Door een duidelijke omschrijving van de taken die je wilt delegeren en competenties die daarbij nodig zijn, zul je de meest geschikte ondersteuner kunnen vinden. Vraag je af of je iemand op kantoor nodig hebt, of dat een Virtual Assistant beter bij jouw bedrijfsvoering past. Maak een *@#%!- lijst (een lijst met taken die jij vervelend vindt en graag uit handen wilt geven) en kies drie taken uit die lijst waarvan je feitelijke uurtarief gewoonweg te hoog is en die je dus beter door iemand anders kunt laten uitvoeren.

* tip: pak je persoonlijkheidstesten erbij (Strengthfinder, Kolbe A, Brick Myers, etc.), kijk welke taken je nu uitvoert maar niet passen bij je profiel. Grote kans dat je ze daarom vervelend vindt.

  1. Zoek de juiste ondersteuner

Nu je een duidelijk beeld hebt van wat je wensen zijn en wie je daarvoor nodig hebt, kun je je zoektocht starten. Afhankelijk van jouw bedrijfssituatie kun je een wervingsbureau inschakelen, maar met een opvallende oproep die (het netwerk van) jouw ideale assistent zeker aanspreekt kun je ook heel veel bereiken. Investeer in een persoonlijke kennismaking. Iemand zien en de hand schudden geeft toch echt wel een andere indruk dan een mailwisseling of telefoongesprek.

  1. Leg afspraken vast

Je hebt haar gevonden! Om vervelende situaties en misverstanden te voorkomen, is het slim om afspraken vast te leggen in een overeenkomst. Uiteraard bied je, wanneer je iemand in loondienst aanneemt, een arbeidsovereenkomst aan.

Mondelinge afspraken zijn ook rechtsgeldig, maar kunnen achteraf wel eens tot problemen leiden. Het is beter om opdrachten vast te leggen met een opdrachtovereenkomst. Dit heeft niets te maken met een gebrek aan vertrouwen, maar alleen maar met professionaliteit.

Je hoeft heus geen ingewikkelde juridische contracten te laten opstellen, maar maak in ieder geval duidelijke afspraken over het tarief, de werkzaamheden, de duur van de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Wat dient er minimaal in een opdrachtovereenkomst te staan:

  • Naam van de partijen
  • Omschrijving werkzaamheden
  • Verplichtingen en zorg opdrachtgever
  • Vergoeding en btw percentage
  • Vergoeding gemaakte onkosten, voor wie zijn deze?
  • Betaaltermijn
  • Zelfstandigheid opdrachtnemer
  • Vrijwaring opdrachtgever en opdrachtnemer
  • Aansprakelijkheid en verzekering
  1. Durf te delegeren

Alleen wanneer je daadwerkelijk taken uit handen durft te geven, win je tijd en kun je je bezig houden met zaken waar je je als ondernemer, manager of directeur mee bezig moet houden; het leiden en uitbouwen van je organisatie. Misschien worden de werkzaamheden anders uitgevoerd dan jij het zou doen, maar is dat direct ook minder goed? Maak gebruik van de kennis, het netwerk en de ervaring van de assistent. Daar kun je zeker je voordeel mee doen!

  1. Overleg en evaluatie

Zorg voor regelmatig overleg, waarbij je samen de lopende werkzaamheden bespreekt en checkt of de samenwerking nog naar beider wens verloopt. Wees open en duidelijk, daar heb je beiden tenslotte het meeste aan.

Wil je graag werk delegeren, maar vind je het toch lastig om te bepalen wat of wie je hiervoor nodig hebt? Neem dan contact op. Ik help je graag om uit te zoeken wie en wat je nodig hebt.

Een reactie plaatsen